Exetto — Politique de confidentialité

Introduction

Ragas Enterprises Inc. (la « Société », « nous », « notre » ou « nos ») respecte votre vie privée et s’engage à la protéger en se conformant à la présente politique. Ragas Enterprises Inc. exploite l’application Web Exetto accessible aux adresses exetto.com et exetto.ca (le « Service »).

La présente politique décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels de nos utilisateurs (« vous »), les types de renseignements que nous recueillons auprès de vous ou que vous fournissez lorsque vous utilisez le Service, ainsi que nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de conservation, de protection et de communication de ces renseignements.

Exetto traite des documents portant sur des habitations. Ces documents sont particulièrement révélateurs : ils décrivent l’état d’une adresse précise et contiennent couramment des renseignements personnels sur des personnes qui ne sont pas utilisatrices du Service, comme le propriétaire actuel. Nous avons rédigé la présente politique, et conçu le Service, en tenant compte de cette réalité.

Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée — y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale (la « LPRPDE ») et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi québécoise sur la vie privée », telle que modifiée par la Loi 25) — définissent généralement le « renseignement personnel » comme un renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. La présente politique s’applique aux renseignements que nous recueillons, utilisons ou communiquons à votre sujet sur le Service ainsi que dans les courriels et autres messages électroniques échangés entre vous et nous.

Le Service intègre certains fournisseurs tiers qui traitent des données pour notre compte, décrits ci-dessous. Ces fournisseurs agissent à titre de fournisseurs de services au sens de la présente politique. Le Service peut également contenir des liens vers des sites Web de tiers que nous ne contrôlons pas; la présente politique ne s’applique pas à ces sites.

Veuillez lire attentivement la présente politique. En accédant au Service ou en l’utilisant, vous indiquez comprendre et accepter les pratiques décrites aux présentes. Si vous n’y consentez pas, il vous appartient de ne pas utiliser le Service. Nous vous aviserons à l’avance de toute modification importante et, lorsque la loi l’exige, obtiendrons votre consentement à toute nouvelle manière de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.

Renseignements que nous recueillons à votre sujet

Nous recueillons et utilisons les types de renseignements suivants :

• Renseignements de compte. Vous pouvez créer un compte soit en vous connectant au moyen de Google (par l’intermédiaire de Google OAuth), soit avec une adresse courriel et un mot de passe. Si vous utilisez Google, nous recevons de Google, et conservons, des renseignements de profil de base tels que votre nom, votre adresse courriel, votre photo de profil et votre identifiant de compte Google; nous ne recevons ni ne conservons votre mot de passe Google. Si vous utilisez une adresse courriel et un mot de passe, nous conservons votre adresse et votre nom, et le mot de passe lui-même est conservé sous forme hachée par notre fournisseur d’authentification — nous ne le voyons jamais. Lorsque la même adresse courriel sert aux deux, il s’agit du même compte.
• Documents que vous téléversez. Vous pouvez téléverser des documents relatifs à une propriété que vous envisagez — rapports d’inspection en bâtiment, déclarations du vendeur, certificats de localisation et documents semblables. Ces documents identifient couramment une propriété précise et en décrivent l’état en détail, et ils contiennent fréquemment des renseignements personnels concernant des personnes autres que vous.
• Les renseignements sur la propriété que vous saisissez, comme l’adresse d’une propriété et le surnom que vous lui donnez. Pendant que vous tapez une adresse, nous transmettons ce que vous avez saisi à Google Maps Platform afin de vous proposer des adresses correspondantes. Si vous choisissez l’une de ces suggestions, nous recevons aussi de Google et conservons l’identifiant de lieu de l’adresse, sa latitude et sa longitude, ainsi que sa ville, sa province et son code postal. Si vous saisissez une adresse sans choisir de suggestion, nous ne conservons que ce que vous avez saisi.
• Les coordonnées des conseillers que vous ajoutez à votre équipe. Lorsque vous constituez une équipe — votre courtier, votre inspecteur, votre notaire — nous conservons le nom, l’entreprise, l’adresse courriel et le rôle que vous nous fournissez pour chacun d’eux, afin de pouvoir envoyer votre invitation et de vous montrer qui peut consulter quelle propriété.
• Les questions, les réponses et les avis professionnels. Lorsque vous interrogez un conseiller au sujet d’un constat, ou qu’un conseiller y consigne un avis, nous conservons ce qui a été écrit, par qui, à quel moment, ainsi qu’une copie du constat tel qu’il se lisait alors. Chaque échange est privé entre vous deux, à moins que vous ne choisissiez de le montrer à une autre personne ayant accès à la même propriété.
• Les renseignements professionnels que vous déclarez à votre sujet. Si vous nous indiquez utiliser Exetto dans le cadre de votre travail, nous conservons la profession que vous choisissez, le lieu où vous dites exercer, le cabinet ou l’agence que vous nommez, l’organisme délivrant le permis et le numéro de permis que vous fournissez, l’association professionnelle et le numéro de membre que vous fournissez le cas échéant, le libellé exact de l’attestation que vous acceptez, ainsi que la date de cette acceptation. Ces renseignements sont montrés aux personnes qui vous partagent une propriété, afin qu’elles puissent les vérifier elles-mêmes. Vous pouvez modifier ou retirer cette déclaration à tout moment; la retirer supprime les renseignements de permis et l’attestation.
• Constats produits à partir de vos documents, y compris leur texte, leur gravité et les pages de votre document auxquelles ils renvoient.
• Correspondance. Les dossiers et copies de votre correspondance avec nous si vous communiquez avec nous pour du soutien ou à d’autres fins. Celle-ci est traitée dans notre système de gestion de la relation client, HubSpot.
• Renseignements techniques, y compris vos renseignements de connexion, le type et la version de votre navigateur, votre fuseau horaire, votre système d’exploitation et votre plateforme, ainsi que des renseignements sur votre connexion Internet et l’appareil que vous utilisez pour accéder au Service.
• Renseignements d’utilisation, y compris les détails de vos visites sur le Service, les pages et fonctionnalités auxquelles vous accédez, ainsi que les dates et heures de vos interactions. Nous les utilisons pour exploiter et sécuriser le Service.

Nous pouvons utiliser les renseignements que nous détenons à votre sujet et au sujet des propriétés que vous suivez pour sélectionner et vous présenter de la publicité et des offres, y compris des offres de tiers tels que des assureurs et des prêteurs hypothécaires. Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à ces tiers pour leurs propres fins de marketing sans votre consentement exprès.

Remarque concernant les renseignements sur d’autres personnes

Les documents que vous téléversez contiendront habituellement des renseignements personnels concernant des personnes autres que vous — le plus souvent le propriétaire actuel, qui signe une déclaration du vendeur, ainsi que les professionnels ayant préparé le document, comme un inspecteur, un arpenteur-géomètre ou un notaire.

En téléversant un document, vous déclarez l’avoir obtenu légalement dans le cadre de l’examen d’une propriété, être autorisé à nous le fournir aux fins de son traitement dans le cadre de votre utilisation du Service et, lorsque la loi l’exige, à informer ces personnes de la présente politique.

Il en va de même pour l’équipe que vous constituez. Lorsque vous ajoutez un conseiller, vous nous transmettez ses coordonnées et, ce faisant, vous déclarez être autorisé à nous les fournir et à inviter cette personne à consulter une propriété que vous choisissez de partager avec elle. Nous n’utilisons ces coordonnées que pour envoyer l’invitation et pour vous montrer qui fait partie de votre équipe; nous ne les utilisons pas pour lui faire de la sollicitation.

Comment nous recueillons les renseignements

Nous recueillons des renseignements par les moyens suivants :

• Interactions directes, lorsque vous les fournissez — par exemple, en vous connectant, en téléversant un document, en saisissant des renseignements sur une propriété ou en correspondant avec nous.
• Notre fournisseur d’authentification (Google), lorsque vous choisissez de vous connecter au moyen de Google.
• Technologies automatisées, à mesure que vous naviguez sur le Service, y compris les renseignements recueillis au moyen de témoins et de technologies semblables utilisés pour vous garder connecté et pour exploiter le Service.

Témoins et technologies semblables

Nous utilisons deux catégories de témoins et de technologies semblables (y compris le stockage local du navigateur et les jetons de session) :

• Technologies strictement nécessaires, requises pour exploiter le Service — principalement pour vous authentifier, maintenir votre session, assurer la sécurité du Service et mémoriser votre préférence de langue.
• Technologies d’analyse, qui nous aident à comprendre la manière dont le Service est utilisé afin de l’améliorer. Nous utilisons Google Analytics et HubSpot à cette fin. Ces deux outils déposent des témoins et recueillent des renseignements tels que le type d’appareil et de navigateur, les pages consultées et les interactions avec le Service, et peuvent recueillir des renseignements sur votre utilisation du Service au fil du temps et sur l’ensemble des pages du Service. Nous utilisons ces analyses pour mesurer et améliorer le Service.

Nous n’utilisons pas actuellement de témoins publicitaires ni de réseaux tiers de publicité comportementale. Si nous en ajoutons, ils seront décrits ici et soumis à votre consentement.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse tout ou partie des témoins ou vous avertisse lorsque des témoins sont déposés. Si vous désactivez les témoins strictement nécessaires, il se peut que vous ne puissiez pas vous connecter ou utiliser des parties essentielles du Service. Vous pouvez également vous désinscrire de Google Analytics en installant le module complémentaire de désinscription du navigateur de Google, ou refuser entièrement les technologies d’analyse au moyen du contrôle des témoins offert sur le Service — le retrait du consentement supprime aussi les témoins déjà déposés par ces outils. Nous respectons les exigences de consentement applicables aux technologies d’analyse, au Québec et ailleurs, avant de les activer dans votre navigateur.

Comment nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les renseignements que nous recueillons, y compris les renseignements personnels :

• pour fournir, exploiter et maintenir le Service et ses fonctionnalités, y compris pour lire vos documents et produire votre sommaire;
• pour vous authentifier et gérer votre compte;
• pour stocker vos documents et vos constats et les mettre à votre disposition;
• pour vous aviser par courriel lorsqu’un sommaire est prêt, ou lorsqu’un document n’a pu être lu;
• pour répondre à vos demandes et vous offrir du soutien;
• pour sécuriser le Service, prévenir la fraude et les abus, et protéger les droits, les biens et la sécurité de la Société et de nos utilisateurs;
• pour améliorer le Service. Lorsque nous analysons l’utilisation afin d’améliorer le Service, nous utilisons dans la mesure du possible des renseignements agrégés ou dépersonnalisés qui ne vous identifient pas;
• pour vous transmettre des communications liées au Service, telles que des avis concernant votre compte, la sécurité et les modifications importantes;
• pour sélectionner, présenter et mesurer de la publicité et des offres susceptibles de vous intéresser, en fonction de votre profil et des propriétés que vous suivez;
• pour respecter nos obligations légales et faire appliquer nos ententes;
• à toute autre fin qui vous est communiquée au moment où vous fournissez les renseignements, ou avec votre consentement.

Nous nous fondons sur votre consentement, ainsi que sur les autres fondements juridiques permis par le droit applicable au Canada et au Québec en matière de protection de la vie privée, pour traiter vos renseignements personnels à ces fins. Votre consentement vous est demandé expressément, au moment du téléversement, avant qu’un document ne soit transmis pour analyse.

Comment vos documents sont analysés

La présente section décrit ce qui arrive de plus important à un document que vous téléversez, et c’est pour cette raison qu’elle est présentée séparément.

Exetto lit vos documents au moyen d’un modèle d’intelligence artificielle exploité par Anthropic, PBC. Lorsque vous téléversez un document, son contenu est transmis à l’interface de programmation commerciale d’Anthropic, analysé, puis un résultat structuré nous est retourné et conservé dans votre compte. Anthropic agit à ce titre comme notre fournisseur de services et traite le document selon ses conditions commerciales, lesquelles prévoient que les entrées soumises par l’interface de programmation ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.

Nous conservons la réponse brute du modèle dans un journal de traitement interne, afin de pouvoir diagnostiquer les défaillances. Ce journal n’est lisible par aucun utilisateur, y compris vous : son accès est restreint, au niveau de la base de données, à nos propres processus serveur, et il n’est jamais affiché dans le Service. Il est supprimé lorsque le document, la propriété ou votre compte est supprimé.

Les constats qui vous sont présentés sont générés automatiquement et peuvent être incomplets ou erronés. Ils ne constituent pas un avis professionnel. Nos Conditions d’utilisation expliquent ce qu’ils sont et ce qu’ils ne sont pas. Lorsqu’un conseiller a proposé un classement ou une cote différente pour un constat et que vous l’avez accepté, cette partie du constat relève du jugement de cette personne plutôt que du modèle; le dossier l’indique, la nomme et conserve à côté l’évaluation automatique.

Nos droits sur vos Données utilisateur

Les renseignements que vous soumettez au Service — y compris les documents que vous téléversez ainsi que les renseignements sur la propriété que vous saisissez (vos « Données utilisateur ») — nous sont également concédés sous licence en vertu de nos Conditions d’utilisation. Aux termes de cette licence, vous accordez à la Société, à nos sociétés affiliées et à nos fournisseurs de services, ainsi qu’à leurs licenciés, successeurs et ayants droit et aux nôtres respectifs, un droit mondial, libre de redevances, perpétuel, irrévocable et non exclusif d’utiliser, de reproduire, de modifier, d’héberger, de stocker, de traiter, de distribuer, d’exploiter, de commercialiser et de divulguer par ailleurs à des tiers vos Données utilisateur, et de les incorporer sous quelque forme, sur quelque support ou au moyen de quelque technologie que ce soit, à quelque fin que ce soit et selon les paramètres de votre compte, sans compensation à votre égard. Lorsque vos Données utilisateur contiennent des renseignements personnels, notre collecte, notre utilisation et notre communication de ces renseignements personnels sont également régies par la présente politique et par les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Fiches de propriété et ce qui survit à votre compte

Exetto conserve, pour chaque propriété et sous son adresse, une fiche distincte de votre compte, qui n’est pas supprimée lorsque votre compte l’est.

La raison en est qu’une maison survit à chacun de ses acheteurs. Une inspection de 2021 et une inspection de 2032 décrivent le même bâtiment, et c’est en conservant les deux que le Service peut un jour indiquer à un futur acheteur ce qui a été dit d’une maison au fil du temps, plutôt que seulement ce qu’un rapport en dit aujourd’hui. Une fiche rattachée à la dernière personne l’ayant consultée ne le permettrait pas.

Ce dossier contient l’adresse elle-même, sous forme normalisée, avec le numéro d’unité et le code postal lorsque vous les avez fournis. Lorsque l’adresse a été appariée au moyen de Google Maps Platform, il contient aussi cet appariement : l’identifiant de lieu, la latitude et la longitude, ainsi que la ville et la province. Il contient également des observations structurées sur le bâtiment tirées des documents téléversés — par exemple qu’un revêtement de toiture a été rapporté en fin de vie utile une année donnée. Ces observations sont des énoncés factuels sur le bâtiment; elles ne contiennent aucun texte de document, aucun nom et rien qui vous identifie, et la suppression de votre compte n’y laisse rien qui pointe vers vous.

Ces observations automatiques ne comportent aucun texte de document, aucun nom et rien qui vous identifie. Par ailleurs, lorsque vous retirez une propriété, vous pouvez choisir d’en laisser les constats à un futur acheteur de la même maison; ces constats comportent, eux, le texte rédigé à partir de vos documents et les passages qu’ils citent, sans rien qui vous identifie pour autant. Il s’agit d’un choix que vous faites, jamais d’un réglage par défaut, et il est décrit sous « Conservation des données ».

Nous pouvons utiliser et communiquer ces fiches de propriété, y compris à des fins commerciales.

Si vous estimez qu’une fiche de propriété ne devrait pas exister, communiquez avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

Fournisseurs de services

Nous communiquons des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui traitent des données pour notre compte, en vertu d’un contrat et uniquement aux fins de l’exploitation du Service. Nos fournisseurs de services sont :

• Google LLC — authentification (connexion Google OAuth), recherche d’adresses et cartographie (Google Maps Platform) et analyse de fréquentation du site (Google Analytics).
• Supabase, Inc. — base de données, infrastructure d’authentification et stockage des documents que vous téléversez.
• Anthropic, PBC — analyse des documents que vous téléversez, tel qu’il est décrit ci-dessus.
• Vercel Inc. — hébergement et diffusion de l’application.
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — livraison de courriels transactionnels et liés au Service.
• HubSpot, Inc. — gestion de la relation client, traitement des messages que vous nous envoyez et analyse de site Web.

Ces fournisseurs sont contractuellement tenus de protéger les renseignements personnels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles nous les leur communiquons et d’appliquer des protections conformes à la présente politique et au droit applicable.

Autres communications de vos renseignements

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers pour leurs propres fins de marketing sans votre consentement exprès. Outre les fournisseurs de services énumérés ci-dessus, nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

• Aux personnes que vous invitez. Vous pouvez partager une propriété avec les personnes que vous ajoutez à votre équipe — habituellement votre courtier, votre inspecteur ou votre notaire. Elles voient les constats de cette propriété ainsi que les documents que vous avez téléversés pour celle-ci, et peuvent les commenter. Vous choisissez qui et quelle propriété, et vous pouvez retirer l'accès à tout moment. Rien n'est partagé sans que vous le demandiez.
• À un futur acheteur de la même maison, si vous le choisissez. Lorsque vous retirez une propriété de votre compte, vous pouvez choisir d’en laisser les constats à la prochaine personne qui s’intéressera à cette adresse. Elle voit les constats et les passages cités de vos documents; elle ne reçoit pas les documents eux-mêmes, qui sont effacés, et rien ne vous désigne comme leur source. Cela ne se produit que si vous le demandez, et le geste est irréversible.
• Dans le cadre d’une opération commerciale, telle qu’une fusion, une acquisition, un financement, une réorganisation ou une vente d’actifs, conformément au droit applicable, lorsque des renseignements personnels peuvent faire partie des actifs transférés. Nous exigerons du destinataire qu’il protège les renseignements conformément à la présente politique.
• Pour respecter des obligations légales, y compris en réponse à une ordonnance d’un tribunal, à une assignation, à une loi ou à une demande gouvernementale ou réglementaire, conformément au droit applicable.
• Pour protéger des droits et la sécurité, lorsque nous estimons qu’une communication est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de la Société, de nos utilisateurs ou d’autrui, ou pour faire appliquer nos Conditions d’utilisation.
• Avec votre consentement, ou tel qu’il vous est autrement communiqué au moment où vous fournissez les renseignements.

Nous pouvons communiquer sans restriction des renseignements agrégés ou dépersonnalisés qui n’identifient aucune personne.

Transfert de vos renseignements personnels (hors Québec)

Nous et nos fournisseurs de services pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec et à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de ces territoires, et les gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou organismes de réglementation de ces territoires peuvent, dans certaines circonstances, y avoir accès.

Avant de transférer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à l’évaluation du transfert exigée par la Loi québécoise sur la vie privée, et nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils offrent aux renseignements personnels une protection adéquate et conforme à la législation applicable au Canada et au Québec en matière de protection de la vie privée.

Vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements sur nos pratiques concernant les fournisseurs de services situés à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Sécurité des données

La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous. Nous utilisons des mesures physiques, électroniques et administratives conçues pour protéger vos renseignements personnels contre la perte accidentelle et contre l’accès, l’utilisation, la modification et la communication non autorisés.

Ces mesures comprennent des règles d’accès appliquées dans la base de données elle-même, de sorte que les propriétés, documents et constats de chaque utilisateur ne soient accessibles qu’à cet utilisateur; le stockage des documents téléversés dans un espace privé qui n’est pas lisible publiquement et à partir duquel les fichiers ne sont servis qu’au moyen de liens de courte durée générés pour vous; ainsi que le chiffrement des données en transit.

L’accès à vos données de compte par notre personnel est limité. Seul un petit nombre de membres du personnel autorisés peut y accéder, et uniquement lorsque cela est nécessaire pour exploiter, soutenir, sécuriser ou maintenir le Service — par exemple, pour traiter une demande d’assistance ou enquêter sur un usage abusif.

La sûreté et la sécurité de vos renseignements dépendent aussi de vous. Vous êtes responsable de la sécurité de votre compte Google et de tout identifiant d’accès, et de ne pas partager l’accès à votre compte. Veuillez nous aviser immédiatement de tout accès non autorisé à votre compte ou de toute utilisation non autorisée de celui-ci.

Malheureusement, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n’est parfaitement sécuritaire. Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir leur sécurité absolue, et toute transmission se fait à vos propres risques.

Incidents de confidentialité (avis en cas d’atteinte)

Nous maintenons des procédures pour répondre aux incidents de confidentialité (atteintes à la sécurité mettant en cause des renseignements personnels). Conformément à la Loi québécoise sur la vie privée et aux autres lois applicables, lorsqu’un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous prendrons des mesures raisonnables pour atténuer le risque, aviserons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (ainsi que tout autre organisme de réglementation, tel que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, lorsque la loi l’exige), et tiendrons un registre des incidents de confidentialité comme l’exige la loi.

Conservation des données

Sauf autorisation ou exigence contraire du droit applicable, nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles nous les avons recueillis, notamment pour vous fournir le Service et pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de déclaration.

Vos documents et les constats qui en sont tirés sont conservés tant que vous gardez la propriété dans votre compte. Lorsque vous retirez une propriété, vous choisissez ce qu’il advient d’elle. Si vous choisissez de la supprimer, ses documents sont effacés de notre espace de stockage et ses constats, ses regroupements et ses journaux de traitement sont supprimés de notre base de données. Si vous choisissez plutôt de laisser les constats à un futur acheteur de la même maison, vos documents sont tout de même effacés et votre compte est détaché de ce qui subsiste, mais les constats et les regroupements — y compris leur texte et les passages qu’ils citent de vos documents — demeurent rattachés à l’adresse et peuvent être consultés par un autre compte qui ajoute plus tard cette même adresse. Ce choix est irréversible : une fois le dossier détaché de votre compte, il n’y a plus de titulaire pour revenir en arrière. Supprimer votre compte supprime tout ce qui y est encore rattaché, à l’exception des échanges décrits sous « Questions et réponses ». La fiche de propriété décrite sous « Fiches de propriété » est distincte de votre compte et n’est pas supprimée avec lui.

Le journal de traitement interne décrit plus haut contient la sortie brute du modèle. Son contenu est effacé trente jours après la lecture d’un document, que vous conserviez ou non la propriété, ne laissant que des mesures techniques sur notre propre traitement — si la lecture a réussi, combien de temps elle a pris — qui ne révèlent rien sur vous ni sur votre propriété. L’enregistrement complet est supprimé plus tôt si vous supprimez le document, la propriété ou votre compte.

Lorsque vous supprimez votre compte, nous retirons vos documents stockés et supprimons ou dépersonnalisons les renseignements personnels associés à votre compte de nos systèmes en exploitation dans les 30 jours. Les questions, les réponses et les avis professionnels que vous avez échangés avec une autre personne font exception, comme l’explique la section « Questions et réponses » ci-dessous : ils demeurent chez l’autre partie, en vous nommant toujours, jusqu’à ce qu’aucun des participants n’ait de compte. La fiche de propriété décrite plus haut ne fait pas partie de votre compte et subsiste; elle contient l’adresse et rien qui vous identifie. Des copies résiduelles peuvent demeurer dans nos sauvegardes chiffrées pendant une période allant jusqu’à 90 jours après la suppression, après quoi elles sont purgées à mesure que les sauvegardes se renouvellent dans le cours normal des activités. Ces périodes de conservation sont assujetties à toute obligation légale de conservation qui nous obligerait à conserver certains renseignements plus longtemps.

Les coordonnées d’un conseiller sont conservées tant que cette personne fait partie de votre équipe. Lorsque vous la retirez, sa fiche est supprimée et tout accès que vous lui aviez accordé à vos propriétés est retiré au même moment. Les questions, les réponses et les avis professionnels échangés avec elle ne sont pas supprimés : ils demeurent lisibles par vous et par elle, figés de sorte que ni l’un ni l’autre ne puisse y ajouter quoi que ce soit, pour le motif exposé sous « Questions et réponses » ci-dessous.

Questions et réponses

Le Service vous permet de poser une question à un conseiller au sujet d’un constat précis, et permet à un conseiller d’y consigner un avis professionnel. Un avis peut comprendre la propre évaluation du conseiller quant au classement du constat et à ses deux cotes; si vous l’acceptez, le constat change dans votre dossier, et les deux évaluations sont conservées. Ce qui est écrit est conservé comme compte rendu de l’échange, et ce compte rendu est traité différemment du reste de vos renseignements.

Il est conservé avec une copie du constat tel qu’il se lisait au moment de l’échange. Le classement d’un constat peut changer par la suite — si vous acceptez l’évaluation différente d’un conseiller — et un constat disparaît avec le document dont il provient. Un avis donné à propos d’une version ne devrait pas apparaître plus tard à côté d’une autre, ni à côté de rien du tout.

Il survit à des événements qui suppriment d’autres éléments. Retirer un conseiller d’une propriété ne le supprime pas : il demeure lisible par vous deux et est figé, de sorte que ni l’un ni l’autre ne puisse y ajouter quoi que ce soit par la suite. Supprimer la propriété ne le supprime pas. Supprimer votre compte ne le supprime pas chez l’autre partie, et il continue de vous nommer, car un compte rendu de qui a donné un avis n’en est pas un s’il ne peut dire qui. Il est supprimé dès que plus aucun participant n’a de compte chez nous.

Ni l’une ni l’autre des parties ne peut modifier ou supprimer ce qu’elle a écrit. Une correction se fait en écrivant de nouveau.

Si vous estimez qu’un tel compte rendu ne devrait pas exister, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Mineurs

Le Service est destiné aux adultes et ne s’adresse pas, et n’est pas destiné à être utilisé, par des personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans. Si vous croyez qu’une personne de moins de 18 ans nous a fourni des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels et nous prendrons les mesures appropriées pour les supprimer.

Accès à vos renseignements personnels et rectification; vos droits

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Vous avez le droit, en vertu du droit applicable, de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• rectifier des renseignements personnels inexacts ou incomplets;
• retirer votre consentement à notre collecte, utilisation ou communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles (le retrait du consentement peut faire en sorte que nous ne puissions plus fournir le Service);
• demander la suppression de vos renseignements personnels, sous réserve de nos obligations légales de conservation;
• portabilité des données — lorsque la Loi québécoise sur la vie privée l’exige, demander que les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Vous pouvez consulter et mettre à jour une grande partie de vos renseignements directement dans le Service, et la suppression du compte est offerte dans la page Compte et prend effet immédiatement. Vous pouvez également communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Nous pouvons demander des renseignements précis pour confirmer votre identité avant de répondre. Le droit applicable peut nous permettre ou nous obliger à refuser certaines demandes; le cas échéant, nous vous en expliquerons les motifs, sous réserve des restrictions légales.

Retrait de votre consentement

Lorsque vous avez consenti à la collecte, à l’utilisation ou au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez le retirer, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Nous vous expliquerons les conséquences probables d’un tel retrait, lesquelles peuvent comprendre notre incapacité à continuer de vous fournir le Service.

Modifications de notre politique de confidentialité

Nous publions toute modification de la présente politique sur cette page et mettons à jour la date de « Dernière modification » ci-dessus. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous en aviserons par courriel à l’adresse associée à votre compte ou au moyen d’un avis sur le Service. Il vous incombe de tenir vos coordonnées à jour et de consulter la présente politique périodiquement.

Responsable de la protection des renseignements personnels — coordonnées et traitement des plaintes

Nous accueillons vos questions, commentaires et demandes concernant la présente politique et nos pratiques en matière de protection de la vie privée. La personne responsable de la protection des renseignements personnels (notre « Responsable de la protection des renseignements personnels ») au sens de la Loi québécoise sur la vie privée peut être jointe comme suit :

Constantinos Ragas, président (Responsable de la protection des renseignements personnels)

privacy@exetto.com

Nous disposons de procédures pour recevoir et traiter les plaintes ou demandes concernant notre traitement des renseignements personnels et notre conformité à la présente politique et aux lois applicables sur la protection de la vie privée. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pourriez avoir le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.